Política de caixas de correio

POLÍTICA INTERNA DO SISTEMA DE INFORMAÇÃO INFORMAÇÃO

ÍNDICE

INTRODUÇÃO
PRINCÍPIOS GERAIS
ÂMBITO DE APLICAÇÃO
SISTEMA DE INFORMAÇÃO INTERNA
CRIAÇÃO DO CANAL DE INFORMAÇÃO INTERNO
A PESSOA RESPONSÁVEL PELO SISTEMA DE INFORMAÇÃO INTERNO
PROTECÇÃO DE DADOS PESSOAIS
MEDIDAS DE PROTECÇÃO DOS DENUNCIANTES
MEDIDAS DE PROTECÇÃO DAS PESSOAS EM CAUSA
APROVAÇÃO, ENTRADA EM VIGOR E DIVULGAÇÃO
HISTÓRICO DE VERSÕES

1. INTRODUÇÃO

A aprovação da Lei n.º 2/2023, de 20 de fevereiro, que regula a proteção das pessoas que denunciam infracções regulamentares e a luta contra a corrupção (doravante designada por “Lei n.º 2/2023”), obriga os sectores público e privado a disporem de canais de denúncia internos concebidos e implementados para proteger as pessoas que, em contexto laboral ou profissional, detectem potenciais infracções. Especificamente, conforme estabelecido no art. 13 da Lei 2/2023, todas as entidades do sector público são obrigadas a ter um sistema de informação interno, incluindo as fundações do sector público, conforme estabelecido no parágrafo 1 letra f).

A TABLEROS HISPANOS S.L.U., doravante “A EMPRESA”, através da presente Política, compromete-se a adotar as medidas necessárias para evitar qualquer tipo de represálias, incluindo ameaças de represálias e tentativas de represálias contra as pessoas que apresentem uma comunicação, como forma de salvaguardar e proteger as pessoas que comuniquem de boa fé informações sobre actos ou omissões que violem a referida lei, o Código Ético e de Conduta da EMPRESA ou os regulamentos e procedimentos internos desta instituição.

2. PRINCÍPIOS GERAIS

O objetivo desta Política é estabelecer os Princípios que regem as ações da EMPRESA na implementação do Sistema de Informação Interna e proteção do informante, de acordo com as disposições da Lei 2/2023.

Asseguramos a acessibilidade ao Sistema de Relatórios Internos e a proteção dos denunciantes: o Sistema de Relatórios Internos deve permitir a comunicação escrita, oral ou presencial de informações sobre violações regulamentares e anti-corrupção a todas as pessoas dentro do seu âmbito.
Garantimos, através da ação independente do Administrador do Sistema, a exaustividade, integridade e confidencialidade das informações, a proibição de acesso não autorizado, o armazenamento duradouro das informações e o respeito pela boa fé. O Sistema de Informação Interno será gerido pela pessoa responsável com total independência e autonomia em relação às restantes áreas da EMPRESA.
Garantimos a confidencialidade da identidade do informador e de qualquer pessoa mencionada na comunicação, bem como das acções levadas a cabo na gestão e processamento da mesma. O canal de comunicação interno permitirá mesmo a apresentação e o subsequente tratamento de comunicações anónimas.
Garantimos a proteção dos dados pessoais das pessoas em causa, em conformidade com a legislação em vigor neste domínio.
Garantimos a confidencialidade das tuas comunicações.
Garantimos a segurança e a proteção dos informadores e das pessoas afectadas.
Garantimos a presunção de inocência e o respeito pela honra das pessoas em causa.

3. ÂMBITO DE APLICAÇÃO

Esta Política aplica-se a todos os membros da EMPRESA que denunciem, através dos procedimentos definidos nesta Política, o seguinte:
- Acções ou omissões que possam constituir uma infração penal ou administrativa grave ou muito grave. Em qualquer caso, entende-se que estão incluídas todas as infracções penais ou administrativas graves ou muito graves contra ou que impliquem prejuízos financeiros para a Fazenda Pública e para a Segurança Social.

Condutas que possam implicar, por ação ou omissão e por parte de um membro da EMPRESA, factos que tenham uma implicação efectiva na relação profissional com a EMPRESA da pessoa a quem a comunicação se refere, relacionados com a prática em contexto laboral ou profissional de um ato contrário às regras de conduta do Código de Ética da EMPRESA ou às demais disposições do sistema normativo interno.

Quaisquer actos ou omissões que possam constituir violações da legislação da União Europeia.

São considerados membros da EMPRESA aqueles que, em qualquer momento, são empregados e colaboradores da entidade.

A presente Política aplica-se igualmente aos informadores que, não sendo membros da EMPRESA, tenham obtido informações sobre qualquer das acções ou omissões referidas na secção anterior num contexto laboral ou profissional, incluindo em qualquer caso:
- Qualquer pessoa que trabalhe para ou sob a supervisão e direção da ENTIDADE, dos seus contratantes, subcontratantes e fornecedores.
- Pessoas que tenham sido membros da INSTITUIÇÃO no passado, mas que tenham cessado a sua relação laboral ou estatutária com a entidade.

Voluntários e estagiários, independentemente de receberem ou não uma remuneração.

Pessoas cuja relação de trabalho ainda não tenha começado, nos casos em que a informação sobre as infracções tenha sido obtida durante o processo de seleção ou a negociação pré-contratual.

4. SISTEMA DE INFORMAÇÃO INTERNO

O Sistema de Comunicação Interna referido na presente Política é o canal preferencial para comunicar acções ou omissões ao abrigo da Lei 2/2023.

O Sistema de Informação Interno é constituído principalmente pelo canal de comunicação habilitado para a receção das comunicações previstas no âmbito de aplicação da presente Política, pelo Gestor do Sistema e pelo procedimento de gestão a seguir para o tratamento das referidas comunicações.

5. CRIAÇÃO DO CANAL DE INFORMAÇÃO INTERNO

O Sistema Interno de Informações é composto pelo Canal de Denúncias, que é o canal preferencial para a comunicação das condutas previstas no item 3 desta Política.

O Canal de Informação Interno permite:

Efectua comunicações por escrito ou orais, ou ambas, nas condições previstas na Lei 2/2023.
Ao fazer a comunicação, o autor da denúncia pode indicar um endereço, um endereço eletrónico ou um local seguro para receber as notificações.
Apresentação e posterior tratamento de comunicações anónimas.
Informa as pessoas que comunicam através dele, de forma clara e acessível, sobre os canais de informação externa com as autoridades e instituições competentes.
A receção de quaisquer outras comunicações ou informações não incluídas no âmbito estabelecido na secção 3 da presente Política, embora tais comunicações e os seus remetentes estejam fora do âmbito de aplicação e proteção previsto na presente Política.
Devem ser tomadas medidas adequadas para garantir a confidencialidade das comunicações enviadas por canais diferentes dos estabelecidos ou a membros do pessoal que não sejam responsáveis pelo seu tratamento (que devem transmiti-las imediatamente ao funcionário do IIS).

6. A PESSOA RESPONSÁVEL PELO SISTEMA DE INFORMAÇÃO INTERNO

Os Responsáveis pelo Sistema serão um órgão colegial ou uma pessoa, interna ou externa, com as características previstas no artigo 8º da Lei 2/2023.

A Autoridade Independente para a Proteção do Informador será notificada, em conformidade com o disposto no n.º 3 do artigo 8.º da Lei 2/2023, das nomeações dos membros do órgão colegial responsável pelo Sistema, no prazo de dez dias após a sua nomeação. Ser-lhes-á igualmente comunicada, no mesmo prazo, qualquer demissão, despedimento ou renúncia e os motivos que a justificam.

No exercício das suas funções, os responsáveis pelo Sistema não recebem instruções de qualquer superior hierárquico, não estão sujeitos a hierarquia no seio do órgão colegial, nem podem ser destituídos dos seus cargos por questões relacionadas com a sua legítima participação no Sistema de Informação Interno.

A direção da TABLEROS HISPANOS S.L.U. nomeou um terceiro externo para gerir o Canal de Denúncias, garantindo assim a sua independência. Nomeámos a Legalforma Consulting Services.

7. PROTECÇÃO DOS DADOS PESSOAIS

O tratamento de dados pessoais decorrente da aplicação da Lei 2/2023 será regido pelas disposições do RGPD e pela Lei Orgânica 3/2018, de 5 de dezembro, sobre Proteção de Dados Pessoais e Garantia de Direitos Digitais (LOPDPGDD), em conformidade com o que, para esses fins, é determinado na Lei 2/2023.

O sistema de informação interno deve impedir o acesso não autorizado, preservar a identidade e garantir a confidencialidade dos dados relativos às pessoas em causa e a quaisquer terceiros mencionados nas informações fornecidas, com especial atenção para a identidade do informador, caso este tenha sido identificado.

A identidade do informador só pode ser comunicada à autoridade judiciária, ao Ministério Público ou à autoridade administrativa competente no âmbito de um inquérito penal, disciplinar ou disciplinar, estando estes casos sujeitos às garantias previstas na regulamentação aplicável.

Se as informações recebidas contiverem categorias especiais de dados pessoais, sujeitas a proteção especial, serão imediatamente apagadas, a menos que o tratamento seja necessário por razões de interesse público essencial, tal como previsto no artigo 9.2.g) do RGPD, tal como previsto no artigo 30.5 da Lei 2/2023.

Em qualquer caso, os dados pessoais que não sejam manifestamente relevantes para o tratamento de informações específicas não serão recolhidos ou, se recolhidos acidentalmente, serão apagados sem demora injustificada.

As comunicações que não tenham tido seguimento só podem ser registadas de forma anónima, sem que seja aplicável a obrigação de bloqueio prevista no artigo 32.º da LOPDPGDD.

8. MEDIDAS DE PROTECÇÃO DOS AUTORES DE DENÚNCIAS

As pessoas que denunciem crimes têm direito às medidas de proteção previstas na Lei 2/2023, desde que se verifiquem as seguintes circunstâncias:

Têm motivos razoáveis para acreditar que a informação é verdadeira no momento da comunicação ou divulgação, mesmo que não forneçam provas conclusivas, e que a informação se enquadra no âmbito desta política.
A comunicação ou divulgação foi efectuada em conformidade com os requisitos da presente política e da Lei 2/2023.

As pessoas que comunicam ou divulgam informações estão expressamente excluídas da proteção prevista na Lei 2/2023:

Informações contidas em comunicações que tenham sido inadmissíveis por qualquer canal de informação interno ou por qualquer um dos seguintes motivos:
- Quando os factos relatados não têm qualquer credibilidade.
- Quando os factos comunicados não constituírem uma infração à ordem jurídica abrangida pelo âmbito de aplicação da presente política.
- Se a comunicação for manifestamente infundada ou se houver motivos razoáveis para crer que foi obtida através da prática de uma infração.
- Quando a comunicação não contém novas informações significativas sobre as infracções em comparação com uma comunicação anterior relativamente à qual o processo relevante tenha sido concluído, a menos que existam novas circunstâncias de facto ou de direito que justifiquem um seguimento diferente.
Informações relacionadas com denúncias sobre conflitos interpessoais ou que envolvam apenas o denunciante e as pessoas a quem a comunicação ou divulgação diz respeito.
Informações que já estão totalmente disponíveis ao público ou que constituem meros boatos.
Informações relacionadas com acções ou omissões fora do âmbito desta política.

9. MEDIDAS DE PROTECÇÃO DAS PESSOAS EM CAUSA

Durante a tramitação do processo, as pessoas afectadas pela comunicação têm direito à presunção de inocência, ao direito de defesa e ao direito de acesso ao processo nos termos previstos na Lei 2/2023, bem como à mesma proteção estabelecida para os informadores, preservando a sua identidade e garantindo a confidencialidade dos factos e dados do processo.

10. APROVAÇÃO, ENTRADA EM VIGOR E DIVULGAÇÃO

Esta Política entrará em vigor a partir do momento da sua aprovação pela Direção da EMPRESA, e será publicada nas páginas web corporativas da entidade.

Esta política será revista e actualizada sempre que for necessário introduzir alterações.